2.1 Quản lý lô hàng đủ/rút gọn
Nghiệp vụ quản lý lô hàng của bộ phận CUS được chia làm 2 loại, quản lý lô hàng (đủ) và quản lý lô hàng (rút gọn). Tùy tính chất của từng lô hàng mà bộ phận CUS có thể tạo lập lô hàng mới ở từng mục quản lý cho phù hợp.
Sự khác biệt của Quản lý lô hàng (đủ) và Quản lý lô hàng (rút gọn):
Quản lý lô hàng (đủ)
Trường hợp sử dụng
Lô hàng xuất-nhập có liên quan đến thông quan. Doanh nghiệp vận tải quản lý từ bước lên tạm ứng, làm thông quan cho lô đến quyết toán lô
Thông tin
Kiểm soát thông tin chi tiết hơn: Loại hàng, Tên hàng, Hãng tàu (hàng cont), Tên tàu (hàng rời), ...
Các loại lô hàng quản lý:
Hàng KD nhập
Hàng KD xuất
Hàng nội địa (*Thông tin bắt buộc nhập ít nhất)
Mối quan hệ với kế hoạch điều xe
Trạng thái mặc định là Đang nhập dữ liệu (trạng thái chưa thể điều xe), khi nhập đủ thông tin, bộ phận CUS chuyển thủ công trạng thái lô hàng sang Có thể vận chuyển
2.1.1 Tạo mới lô hàng
Sau khi ký hợp đồng, nhân viên dịch vụ khách hàng (CUS) bắt đầu nhập thông tin lô hàng vào hệ thống. Thông tin lô hàng sẽ được tự động đồng bộ sang các bộ phận khác ở quy trình sau như điều xe, kế toán, điều hành, ...
Bước 1: Trong thanh menu bên trái, tại mục Điều hành🡪 nhấn chọn Quản lý lô hàng đủ/ rút gọn tùy theo mục đích quản lý
Bước 2: Nhấn nút 
🡪 Điền các thông tin vào bảng thêm mới. Nhập các thông tin lô hàng bằng cách nhấp chuột và chọn dữ liệu.
Nhập thông tin chi tiết:
Mục khách hàng: Lấy dữ liệu của bảng Đối tác trong Thông tin chung (sau đây được viết tắt là TTC)
Mã lô: là tên viết tắt của khách hàng + năm+tháng, bộ phận CUS có thể đặt thêm số thứ tự sau tên viết tắt để phân biệt các lô của cùng 1 công ty
(VD: mã lô HP23.09.003 = Công ty Hòa Phát+năm 2023+tháng 9+số thứ tự
Hình thức vận chuyển hàng: Lựa chọn hàng cont hoặc hàng rời hoặc hàng kiện
Nếu là hàng cont: Lựa chọn Loại cont, Số lượng cont
Nếu là hàng rời: Nhập khối lượng hàng, Tỉ lệ mặc định là 35.000 kg/xe, chọn Đơn vị tính, phần mềm tự tính ra số lượng xe cho lô hàng đó.
Nếu là hàng kiện: Nhập trọng lượng, Số kiện, Số lượng xe.
Cảng xuất: sẽ lấy theo toàn bộ danh sách Cảng, Depot
Nơi lưu giữ hàng hóa (điểm đi) và Điểm về: Lấy mặc định theo khai báo điểm lấy – giao hàng với từng khách hàng theo khai báo trong TTC- bảng Đối tác. Trường hợp chưa có mặc định, người dùng lựa chọn trực tiếp các địa chỉ trong danh sách.
Hãng tàu, Loại hàng, Tên hàng, Hải quan giám sát và Nơi mở tờ khai, Nơi lấy vỏ, hạ vỏ: Lấy từ TTC – bảng Địa chỉ. Trường hợp địa chỉ chưa có trong danh sách chọn🡪 Nhập địa chỉ trong ô🡪 Nhấn vào dòng chữ Tạo mới “….”.
Thông tin mở rộng
Tùy thuộc vào yêu cầu của từng doanh nghiệp vận tải mà có thể nhập hoặc để trống các thông tin tại này.
Số tờ khai: Cho phép người dùng nhập nhiều số tờ khai cùng lúc, phân tách nhau bởi dấu “,”
VAT: Khi nhập % VAT, phần mềm tự động tạo ra 2 mẫu lệnh điều xe nội bộ và có Vat trong Quản lý phơi phiếu; đồng thời làm cơ sở tính chi phí trong một số mẫu báo cáo (Bảng kê chi phí làm hàng, QTKH, …)
Tính theo? Dùng cho hàng rời, lựa chọn tính cước của cả lô hàng theo lượng lái xe nhận/ giao. Dữ liệu được lấy mặc định từ khai báo đối tác🡪 Quản lý lô hàng 🡪 Tự động tính cước sau khi điều xe.
2.1.2 Thêm mới danh sách cont
Mục thêm danh sách Cont hàng được áp dụng cho đơn hàng nguyên cont. Không áp dụng để tính đơn hàng rời hay hàng kiện. Các cách thêm cont hàng:
Cách 1: Người dùng khai báo danh sách cont cùng lúc tạo lô (Có sẵn danh sách cont đi kèm theo lô)
Bước 1: Sau khi điền các thông tin về lô hàng🡪 Nhấn vào dòng chữ Chi tiết>>> ở góc trái màn hình thêm mới.
Bước 2: Dưới phần thông tin chi tiết về lô hàng, người dùng thực hiện nhập danh sách cont hàng theo:
Nhập cùng lúc nhiều Cont hàng theo danh sách từ file excel sẵn có bằng cách nhấn Thêm file excel
🡪 Chọn file excel sẵn có trên máy người dùng 🡪 Nhấn Lưu và xác nhận yêu cầu lưu.
Hoặc: Nhập từng Cont hàng trực tiếp vào phần mềm: Nhấn chọn
🡪 nhập thông tin từng cont hàng🡪 nhấn . Thông tin về cont hàng của lô được hiển thị trên phần mềm.
Cách 2: Người dùng nhập danh sách cont sau khi có lô hàng. (Không có sẵn danh sách cont khi tạo lô).
Bước 1: Sau khi có lô hàng tạo trên phần mềm, tại cột Thao tác, người dùng thêm mới danh sách cont hàng bằng cách nhấn nút
Bước 2: Thực hiện như trong cách 1.
Cách 3: Nhập số cont khi điều xe (chỉ dành cho hàng cont)
Bước 1: Vào chức năng Điều xe 🡪 Thêm mới
Bước 2: Nhập trực tiếp số cont vào kế hoạch 🡪
Tương tự,
2.1.3 Chuyển trạng thái lô hàng
Sau khi nhập xong thông tin lô hàng, để chuyển lô sang cho bộ phận điều xe, Cus thực hiện chuyển trạng thái của lô hàng- Dành riêng cho lô hàng đủ:
Bước 1: Tại bảng Quản lý lô hàng 🡪 Chọn lô hàng cần điều vận 🡪 kích vào biểu tượng 
Bước 2: Trên bảng chỉnh sửa thông tin quản lý lô hàng 🡪 kéo chuột xuống ô Trạng thái lô hàng ở dưới cùng 🡪 nhấn vào thay đổi trạng thái lô hàng sang có thể vận chuyển 🡪 Nhấn
Last updated