4.2.2 Quản lý tạm ứng theo ngày
Chức năng quản lý các khoản tạm ứng theo ngày thực hiện và người thực hiện (người giao – nhận), giúp kế toán kiểm soát và hạch toán các khoản thu chi nhanh chóng, minh bạch.
Phạm vi sử dụng: mục Kế toán🡪 chức năng Quản lý tạm ứng
Kế toán quản lý quỹ chi phí hoạt động tạm ứng, thanh toán, quyết toán, hoàn tạm ứng cho bộ phận CUS/ Ops. Chức năng được thiết kế với 03 bảng:
Quản lý quỹ: Danh sách các khoản thu chi trong quỹ và tồn của từng các nhân nhận tạm ứng, sử dụng cho Thủ quỹ
Quản lý tạm ứng: Chi tiết các khoản đã tạm ứng, sử dụng cho Kế toán/ CUS
Thanh toán: Liệt kê các chi phí lấy trong Tạm ứng lô hàng để khai báo thanh toán, sử dụng cho CUS/ Ops
4.2.2.1 Quản lý Quỹ
Khi thủ quỹ thực hiện ứng tiền/ hoàn ứng cho phụ trách bộ phận làm hàng, thao tác:
Bước 1: Trong bảng Quản lý Quỹ🡪 nhấn nút
Bước 2: Nhập thông tin vào bảng, chọn
+ Chi tạm ứng: nếu là khoản chi
+ Hoàn ứng: nếu là khoản tiền hoàn tạm ứng thu về
Bước 3: Theo dõi các dòng tiền mà người nhận tạm ứng phụ trách chi theo ngày.
Lưu ý: Quản lý Quỹ không quản lý chi tiết từng người thực hiện làm hàng của bộ phận CUS/OPS, chỉ quản lý chung nguồn tiền dưới trách nhiệm của người phụ trách nhận tạm ứng ban đầu.
Chữ xanh: Chi phí nhảy tự động từ tích thanh toán
Chữ đen: Chi phí thêm mới trực tiếp trong Quản lý quỹ
4.2.2.2 Quản lý tạm ứng
Bước 1: Trong bảng Quản lý tạm ứng, nhấn nút 
Người giao: Mặc định là người dùng đang đăng nhập vào hệ thống, vị trí Kế toán/ Chung trong bảng Nhân viên (TTC)
Người nhận: nhân viên nhóm Kế toán/ Thương vụ trong bảng Nhân viên (TTC)
Bước 2: Quản lý các khoản thanh toán từ CUS/ OPS đưa sang, đối chiếu hóa đơn chứng từ.
Bước 3: Để cân bằng lượng tiền, thực hiện hoàn ứng bằng cách chọn
Màn hình thêm mới trong Quản lý tạm ứng
Lưu ý:
Chữ xanh: Chi phí nhảy tự động từ tích thanh toán. Số tiền dư đến ngày báo cáo tính cho người giao.
Chữ đen: Chi phí thêm mới trực tiếp trong Quản lý quỹ. Số tiền dư đến ngày báo cáo tính cho người nhận.
4.2.2.3 Thanh toán
Thông tin thanh toán lấy từ bảng Tạm ứng CUS đã tạo trong Ql lô đủ/ rút gọn.
Thông tin tích chọn thanh toán sau sẽ được đưa sang bảng Quản lý tạm ứng và làm thành Quyết toán nội bộ.
Bước 1: CUS/ Ops khai báo, cập nhật các chi phí, chứng từ đã đi làm hàng
Người nhận: Mặc định là người dùng đang đăng nhập vào hệ thống
Người giao: nhân viên nhóm Kế toán/ Thương vụ trong bảng Nhân viên (TTC)
Cập nhập đơn giá, số lượng hoặc thêm chi phí nếu có phát sinh
Bước 2: CUS/ Ops nhấn Lưu để đưa thông tin sang cho Kế toán và Thủ quỹ
Lưu ý: Các chi phí thêm mới trực tiếp trong bảng Thanh toán sẽ được cập nhật lại tạm ứng và QTNB, QTKH của lô hàng tương ứng
Last updated